Artikel skriven för Eventeffekt, läs här!
Checklista: Praktiska detaljer att tänka på inför ett möte
De praktiska detaljerna påverkar resultatet av dina medskapande möten. Här tipsar gästskribenten Tommy Brotte om viktiga detaljer som du kan tänka på inför ett event.
Det finns massor av faktorer som påverkar vad du i slutänden får ut av ett medskapande möte eller en workshop. Allt från tydlighet och energi hos moderatorn till vilka frågeställningar du valt, att du har ett modernt och väl fungerande teknikstöd och hur mycket tid som är avsatt för olika moment. Men det finns också ett antal praktiska faktorer som ofta glöms bort. Här kommer därför några tips på sådant som är bra att tänka på redan innan du valt lokal för evenemanget.
1. Kom ner från läktaren
Mentometer och snabba reflektioner i en konferensapp kan till viss del förbättra evenemang även i biosittning. Men om vi verkligen vill att deltagarna ska lära nytt eller bidra med idéer, så behöver de också kunna prata med varandra i större grupper än två personer. Symboliken med att sitta på en läktare och titta på chefer och andra experter förstärker också känslan av att deltagarna egentligen förväntas vara en passiv publik som ska ta del av mötesledningens föreställning.
2. Max sex personer i en grupp
En enskild grupp i en workshop bör bestå av fem till sex personer. Då finns förutsättningar för optimal energi, utan att gruppen splittras i undergrupper. I grupper om fem till sex personer kan ett engagerat samtal hållas vid liv.
3. Välj en stor lokal med små bord
Ett hinder för många workshops är en för hög ljudnivå i lokalen. Ljudnivån är å ena sidan ett hälsotecken, den tyder på energi i samtalen. Men när man inte hör vad de andra personerna säger i gruppen, så blir volymen ett problem. Välj därför en lokal där du kan separera borden ordentligt och välj små bord så att ni sitter nära varandra. Dels hör deltagarna varandra bättre, och när de gör det så pratar de flesta svagare, vilket sänker den totala ljudvolymen i rummet.
4. Stå upp eller promenera
Är workshopen max 90 minuter lång, så kan ståbord vara att föredra, dels fungerar hjärnan bättre när blodcirkulationen ökar, dels signalerar ståendet till våra egna kroppar att vi ska vara aktiva och alerta. Kanske ska deltagarna inte vara stilla alls? Har man tillgång till en konferensapp så kan deltagarna faktiskt vara aktiva i workshopen under en gemensam promenad eller diskutera och svara på frågor när de fått stimuli från olika stationer. Att sitta stilla vid ett bord i en tråkig miljö är ett säkert sätt att döda kreativitet och goda idéer.
5. Sprid ljuset
Ha ett bra och behagligt allmänljus i hela lokalen. Många producerade konferenser sker i mörka lokaler med en snygg scenbelysning. Det förstärker tyvärr känslan av att den viktigaste personen i rummet är den som står på scenen. Inte deltagarna. Dessutom blir vi trötta och inaktiva av mörker.
6. Bakgrundsmusik eller inte?
Jag har vid många tillfällen provat att ha bakgrundsmusik under workshops och min erfarenhet är att ungefär hälften av deltagarna tilltalas av det, medan andra hälften störs av det. Mitt tips är att du säkerställer en möjlighet att spela bakgrundsmusik om det finns en risk att deltagarna börjar bli trötta eller det behöver tillföras energi av annan anledning. Men dra dig i det längsta för att använda den möjligheten. Om du ska ha musik bör den definitivt vara instrumentell och gärna ganska okänd. Om det är musik som många av deltagarna har associationer till, så kommer dessa att väckas till liv istället för kloka tankar till workshopen.
Lycka till!