Hubevenemang är ett alternativ till hybridevenemang
Kunskapskrönika från Mats Bäcklund och Tommy Brotte, där de förklarar vad är ett hubevenemang och beskriver hur dessa evenenemang skapar samma förutsättningar för alla deltagare.
Under pandemin har vi med många välproducerade digitala evenemang sett att det går utmärkt att både skapa engagemang och sprida kunskap på digital väg.
Svårare har det varit att bygga relationer och arbeta med idéutveckling.
Nu i vad som förhoppningsvis är pandemins slutskede förespår många att en stor del av framtidens evenemang kommer att vara hybrida, alltså med en del av deltagarna på plats fysiskt och andra med digitalt på distans.
Hybridevenemang har stor potential, men många underskattar utmaningarna med att tilltala två grupper med så olika förutsättningar samtidigt.
Utmaningarna med hybrid
Att tilltala och involvera deltagare på distans samtidigt som du har deltagare på plats, kan skapa fantastiska upplevelser och har många fördelar.
Men det är utmanande att göra bra.
Det är svårt att hålla tillräcklig ögonkontakt med kamerorna samtidigt som det finns deltagare som möter de medverkandes blickar. En sån sak kräver träning. Tyvärr något som få medverkande faktiskt haft möjlighet att göra.
Ett hybridevent kräver också olika innehåll för olika typer av deltagare.
För att illustrera: ta en TV-sänd fotbollsmatch.
Här kan deltagarna på arenan njuta av gruppenergin, prata med vänner, ta något att äta och dricka i pausen, känna lukten av både gräs och pyroteknik.
Intryck som deltagarna framför TV-apparaterna helt saknar. TV-tittarna får istället kommentatorer, expertstudio, gäster, repriser, grafik och statistik som inte livedeltagarna får.
Upplevelserna är egentligen väldigt olika även om delar av innehållet är desamma.
På samma sätt behöver du tänka om du ska skapa bra hybridevenemang.
Du behöver bra teknik, dubbla moderatorer, kanske en kommentatorstudio med gäster, utökad digital interaktion med distansdeltagarna och så vidare.
Det är krävande. Och vissa fysiska fördelar och moment går inte att ersätta.
Skapa samma förutsättningar för alla deltagare
Ett annat sätt är att samla utspridda deltagare i lokala hubbar som digitalt kopplas samman och agerar tillsammans med deltagarna i andra hubbar, ett så kallat hubevenemang.
Om du till exempel har 80 personer samlade i Västerås, 120 i Stockholm, 100 i Göteborg och 70 i Malmö, så kan du skapa ett evenemang där alla blir involverade och får träffa varandra.
Detta minimerar resandet vilket spar både arbetstid, hotell- och resekostnader. Miljövänligt också. Hubevenemang är därför många gånger betydligt mer hållbara om du har deltagare som finns spridda på flera orter.
Så funkar hubevenemang
Givetvis behöver du som alltid en tydlig målsättning med evenemanget. Det gör planeringsarbetet enklare och evenemanget mer effektivt. Därefter behöver du en genomtänkt dramaturgi som skapar engagemang genom hela evenemanget.
Tekniskt så kan du välja två olika vägar. Det enklaste är att en av städerna blir huvudscen. Där skapas en digital produktion som sänds ut till de övriga städerna och de involveras främst genom digital interaktion.
Ett mer avancerat, men inkluderande sätt att lösa detta på, är att alla städer skapar en digital produktion för olika delar av dagen.
Ibland leds sändningen från Göteborg, ibland från Stockholm och så vidare. Givetvis kan det vara mer kostsamt men skapar oftast ett bättre evenemang där alla delar av organisationen upplevs lika viktiga.
I båda fallen kombinerar du fördelarna med ett digitalt möte – minskat resande, access till experter, effektivitet och lägre kostnader. Och du får det fysiska mötets fördelar med spontana diskussioner, idéskapande och nätverkande.
Av: Mats Bäcklund, vd MeetApp & Tommy Brotte Interaktiva möten